Khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, du học, hay thực hiện các thủ tục hành chính quan trọng, tấm bằng tốt nghiệp là một giấy tờ không thể thiếu. Tuy nhiên, bạn không thể nộp bản gốc ở khắp mọi nơi. Đó là lúc bạn cần đến các bản sao có giá trị pháp lý. Câu hỏi “đi công chứng bằng tốt nghiệp cần những gì?” trở thành nỗi băn khoăn của rất nhiều người. Chuẩn bị thiếu giấy tờ có thể khiến bạn mất thời gian, công sức đi lại nhiều lần. Bài viết này sẽ là cuốn cẩm nang toàn diện, giải đáp tất cả thắc mắc và hướng dẫn bạn chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác nhất.
Hiểu Đúng Bản Chất: “Công Chứng” Hay “Chứng Thực” Bằng Tốt Nghiệp?
Trước khi tìm hiểu đi công chứng bằng tốt nghiệp cần những gì, chúng ta cần làm rõ một khái niệm cốt lõi. Nhiều người quen dùng từ “công chứng” cho mọi hoạt động sao y giấy tờ. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật Việt Nam, đây là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau.
- Công chứng: Là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch. Ví dụ như công chứng hợp đồng mua bán nhà đất.
- Chứng thực: Là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao là đúng với bản chính. Thủ tục này có tên gọi pháp lý chính xác là “chứng thực bản sao từ bản chính”.
Như vậy, khi bạn sao y bằng tốt nghiệp, thủ tục chính xác bạn cần làm là “chứng thực”. Tuy nhiên, do thói quen, bài viết vẫn sẽ sử dụng thuật ngữ công chứng bằng tốt nghiệp để bạn đọc dễ theo dõi.
Đi Công Chứng Bằng Tốt Nghiệp Cần Những Gì? Danh Sách “Vàng” Cần Chuẩn Bị
Để quá trình diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước quan trọng nhất. Thiếu một trong các giấy tờ sau có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả về. Vậy đi công chứng bằng tốt nghiệp cần những gì? Hãy kiểm tra ngay danh sách dưới đây.
1. Giấy Tờ Bắt Buộc Không Thể Thiếu
Đây là những tài liệu cốt lõi mà bạn bắt buộc phải mang theo. Thiếu chúng, bạn sẽ không thể hoàn thành thủ tục.
- Bản chính Bằng tốt nghiệp: Đây là yêu cầu tiên quyết và quan trọng nhất. Cơ quan chức năng cần bản gốc để đối chiếu và xác thực. Bằng tốt nghiệp phải còn nguyên vẹn, không bị tẩy xóa, rách nát hay hư hỏng. Nếu thông tin bị mờ, khó đọc, bạn có thể bị từ chối chứng thực.
- Bản sao (photo) Bằng tốt nghiệp: Bạn nên chuẩn bị sẵn các bản photo cần thiết. Việc này giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi tại nơi công chứng. Hãy photo trên giấy A4, đảm bảo rõ nét, đầy đủ cả mặt trước và mặt sau (nếu có thông tin).
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu: Bạn phải xuất trình bản chính Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực để xác minh danh tính.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ bắt buộc này sẽ quyết định 90% thành công của buổi đi công chứng bằng tốt nghiệp.
2. Giấy Tờ Bổ Sung (Trong Trường Hợp Cần Thiết)
Ngoài các giấy tờ bắt buộc, một số trường hợp đặc biệt sẽ yêu cầu bạn chuẩn bị thêm các tài liệu sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng: Một số văn phòng công chứng sẽ yêu cầu bạn điền vào một phiếu yêu cầu. Phiếu này có sẵn tại quầy và bạn chỉ cần điền thông tin cá nhân, loại giấy tờ và số lượng bản sao cần chứng thực.
- Giấy ủy quyền: Nếu bạn không thể tự mình đi làm thủ tục, bạn có thể nhờ người thân hoặc bạn bè đi thay. Trong trường hợp này, người được ủy quyền phải mang theo giấy ủy quyền hợp lệ (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền) và giấy tờ tùy thân của họ.
Quy Trình Công Chứng Bằng Tốt Nghiệp Chuẩn 4 Bước
Sau khi đã biết đi công chứng bằng tốt nghiệp cần những gì, bạn cần nắm rõ quy trình thực hiện. Quy trình này khá đơn giản và được áp dụng thống nhất tại các cơ quan có thẩm quyền.
Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Bạn mang toàn bộ giấy tờ đã chuẩn bị đến một trong các địa điểm có chức năng chứng thực (sẽ được nêu chi tiết ở phần sau). Trình bày rõ yêu cầu và số lượng bản sao bạn muốn thực hiện cho cán bộ tiếp nhận.
Bước 2: Cán bộ kiểm tra và đối chiếu
Người thực hiện chứng thực sẽ tiếp nhận hồ sơ của bạn. Họ sẽ kiểm tra tình trạng của bản chính bằng tốt nghiệp. Sau đó, họ đối chiếu cẩn thận từng chi tiết giữa bản chính và các bản sao để đảm bảo nội dung hoàn toàn trùng khớp.
Bước 3: Ký tên và đóng dấu
Nếu hồ sơ hợp lệ và thông tin chính xác, cán bộ sẽ ghi lời chứng thực theo mẫu quy định, ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan. Họ cũng sẽ ghi vào sổ chứng thực của cơ quan để lưu trữ thông tin.
Bước 4: Nộp lệ phí và nhận kết quả
Bạn sẽ nộp lệ phí theo quy định và nhận lại bản chính bằng tốt nghiệp cùng các bản sao đã được chứng thực. Hãy kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng bản sao đã có đầy đủ chữ ký và con dấu trước khi rời đi.
Công Chứng Bằng Tốt Nghiệp Ở Đâu? 4 Địa Chỉ Uy Tín
Pháp luật Việt Nam cho phép bạn thực hiện thủ tục này tại nhiều nơi. Bạn không cần phải quay về đúng tỉnh đã cấp bằng. Thay vào đó, hãy chọn địa điểm thuận tiện nhất cho mình.
- Phòng Tư pháp cấp Huyện/Quận/Thị xã: Đây là cơ quan chuyên môn, có thẩm quyền chứng thực mọi loại giấy tờ, văn bằng. Thủ tục tại đây rất chuẩn xác và đúng quy định.
- Ủy ban nhân dân (UBND) cấp Xã/Phường/Thị trấn: Đây là địa điểm tiện lợi và gần gũi nhất. Mức phí tại đây cũng thường rẻ hơn.
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng: Đây là lựa chọn nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất. Dịch vụ tốt, thời gian linh hoạt (nhiều nơi làm việc cả thứ Bảy), nhưng chi phí sẽ cao hơn một chút.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Dành cho công dân Việt Nam đang sinh sống, học tập tại nước ngoài có nhu cầu công chứng bằng tốt nghiệp.
Chi Phí Công Chứng Bằng Tốt Nghiệp Hết Bao Nhiêu?
Lệ phí chứng thực được quy định thống nhất và khá rẻ. Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí là “2.000 đồng/trang”. Từ trang thứ ba trở đi, mức phí là “1.000 đồng/trang”. Tổng lệ phí cho một bản sao không vượt quá 200.000 đồng. Tại các văn phòng công chứng tư nhân, bạn có thể phải trả thêm một khoản phí dịch vụ nhỏ, nhưng đổi lại là sự nhanh chóng và tiện lợi.
Câu Hỏi Hay Gặp
1. Bắt buộc phải mang bằng tốt nghiệp gốc khi đi công chứng không?
Hoàn toàn bắt buộc. Đây là nguyên tắc không thể thay đổi. Cán bộ chứng thực cần bản gốc để đối chiếu và xác nhận tính chính xác của bản sao. Không có bản gốc, hồ sơ của bạn chắc chắn sẽ bị từ chối.
2. Tôi có thể công chứng bằng tốt nghiệp ở tỉnh khác được không?
Được. Pháp luật không giới hạn địa điểm chứng thực theo nơi cư trú. Bạn có thể thực hiện thủ tục này tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào trên toàn quốc mà bạn thấy thuận tiện nhất.
3. Bản sao bằng tốt nghiệp đã công chứng có giá trị trong bao lâu?
Về mặt pháp lý, bản sao được chứng thực không có thời hạn hiệu lực cụ thể. Tuy nhiên, các cơ quan, doanh nghiệp khi nhận hồ sơ thường yêu cầu bản sao được chứng thực trong vòng 3 đến 6 tháng gần nhất. Bạn nên hỏi rõ yêu cầu của nơi nộp hồ sơ.
4. Nhờ người khác đi công chứng bằng tốt nghiệp hộ được không?
Được. Nhưng người được nhờ phải mang theo giấy ủy quyền hợp lệ (đã được công chứng) và giấy tờ tùy thân của họ (CMND/CCCD/Hộ chiếu) để xuất trình.
Lời kết
Bây giờ bạn đã có câu trả lời đầy đủ cho câu hỏi “đi công chứng bằng tốt nghiệp cần những gì?”. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và nắm rõ quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những sai sót không đáng có. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh là bước khởi đầu thuận lợi, giúp bạn tự tin hơn trên con đường chinh phục sự nghiệp và học vấn. Chúc bạn thành công!