Khoảnh khắc cầm trên tay tấm bằng tốt nghiệp là niềm tự hào vô bờ bến sau bao năm miệt mài đèn sách. Nhưng cuộc sống vốn có nhiều bất ngờ. Vì một lý do nào đó như thất lạc, hỏa hoạn hay hư hỏng, tấm bằng quan trọng ấy không còn nữa. Lúc này, sự hoang mang, lo lắng là điều khó tránh khỏi. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có lại văn bằng này? Giải pháp chính là chuẩn bị một bộ hồ sơ với đơn xin cấp lại bằng đại học để gửi đến cơ quan có thẩm quyền. Bài viết này sẽ là một cuốn cẩm nang chi tiết. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách viết đơn, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả nhất trong năm 2025.
Quy Định Nền Tảng: Bằng Đại Học Gốc Có Được Cấp Lại Không?
Trước khi đi sâu vào mẫu đơn xin cấp lại bằng đại học, bạn cần nắm rõ một quy định quan trọng bậc nhất. Theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo, bằng tốt nghiệp đại học (bản chính) chỉ được cấp một lần duy nhất. Điều này có nghĩa là, một khi bạn đã làm mất hoặc làm hỏng, bạn sẽ không bao giờ được cấp lại bản chính thứ hai. Quy định này nhằm đảm bảo tính duy nhất, chống làm giả và duy trì giá trị pháp lý cao nhất cho văn bằng.
Vậy Đâu Là Giải Pháp? “Bản Sao Từ Sổ Gốc”
Khi không thể cấp lại bản chính, pháp luật đã mở ra một hướng giải quyết khác vô cùng hiệu quả: Cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc. Sổ gốc là tài liệu do chính trường đại học lưu trữ, chứa toàn bộ thông tin về quá trình học tập và kết quả tốt nghiệp của bạn. Bản sao được trích xuất từ sổ gốc có giá trị pháp lý tương đương bản chính. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng nó để nộp hồ sơ xin việc, học lên cao, du học hoặc thực hiện các giao dịch hành chính khác mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Do đó, thủ tục mà chúng ta đang tìm hiểu thực chất là xin cấp lại “bản sao từ sổ gốc” này.
Mẫu Đơn Xin Cấp Lại Bằng Đại Học Chuẩn Nhất
Mẫu đơn xin cấp lại bằng đại học là giấy tờ không thể thiếu trong bộ hồ sơ. Việc trình bày đơn một cách rõ ràng, đầy đủ và chính xác thông tin sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng hơn. Dưới đây là mẫu đơn chuẩn mà bạn có thể tham khảo và áp dụng.
Mẫu Đơn Tham Khảo
Bạn có thể dựa theo mẫu dưới đây để soạn thảo hoặc tải về các mẫu có sẵn trên trang web của trường đại học nơi bạn đã tốt nghiệp.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————
[Nơi làm đơn], ngày …. tháng …. năm 2025
ĐƠN XIN CẤP LẠI BẰNG TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường [Tên trường đại học]
Tôi tên là: [Ghi đầy đủ họ và tên theo giấy khai sinh]
Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm]
Giới tính: [Nam/Nữ]
Nơi sinh: [Tỉnh/thành phố]
Số CMND/CCCD: [Số CMND/CCCD] – Ngày cấp: [Ngày cấp] – Nơi cấp: [Nơi cấp]
Hộ khẩu thường trú: [Ghi đầy đủ địa chỉ thường trú]
Tôi là cựu sinh viên của trường:
– Mã sinh viên: [Mã số sinh viên cũ của bạn]
– Khoa: [Khoa bạn đã theo học]
– Ngành học: [Ngành học chính xác trên bằng]
– Khóa học: [Ví dụ: 2016 – 2020]
– Năm tốt nghiệp: [Năm bạn được công nhận tốt nghiệp]
– Số hiệu bằng đã cấp (nếu nhớ): [Số hiệu bằng]
Lý do xin cấp lại bằng tốt nghiệp: [Nêu rõ lý do, ví dụ: Do sơ suất trong quá trình chuyển nhà, tôi đã làm thất lạc bằng tốt nghiệp đại học bản chính. Hoặc: Bằng tốt nghiệp của tôi đã bị rách, ố vàng, không thể sử dụng được nữa.]
Nay tôi làm đơn xin cấp lại bằng đại học này, kính đề nghị Ban Giám hiệu và các phòng ban có liên quan xem xét và cấp lại cho tôi bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc để tôi có thể hoàn thiện hồ sơ cho [mục đích cụ thể, ví dụ: công việc, học tập…].
Tôi xin cam đoan những thông tin trên là hoàn toàn đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
[Họ và tên của bạn]
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Điền Đơn
Để đảm bảo đơn xin cấp lại bằng đại học của bạn hợp lệ, hãy chú ý điền các mục một cách cẩn thận:
- Phần thông tin cá nhân: Ghi chính xác và đầy đủ như trên các giấy tờ tùy thân (CCCD, giấy khai sinh). Mọi thông tin phải khớp với hồ sơ lưu tại trường.
- Phần thông tin học vấn: Đây là phần quan trọng nhất. Cố gắng ghi nhớ và điền chính xác mã sinh viên, khoa, ngành, khóa học và năm tốt nghiệp. Nếu có thể, hãy tìm lại các giấy tờ cũ (như thẻ sinh viên, bảng điểm) để điền cho đúng.
- Lý do xin cấp lại: Nêu lý do một cách trung thực, ngắn gọn nhưng rõ ràng (mất, hỏng…). Nếu có giấy tờ chứng minh (ví dụ: biên bản báo mất của công an), điều đó sẽ tăng tính thuyết phục cho hồ sơ của bạn.
Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Nộp Đơn Xin Cấp Lại Bằng Đại Học
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ là yếu tố quyết định đến thời gian xử lý yêu cầu của bạn. Ngoài đơn xin cấp lại bằng đại học, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu: Giấy tờ này phải còn giá trị sử dụng để cán bộ tiếp nhận có thể đối chiếu và xác minh danh tính của bạn.
- Giấy tờ chứng minh lý do mất/hỏng (nếu có): Ví dụ như giấy xác nhận mất bằng từ cơ quan công an phường/xã, hoặc bản chính của bằng đã bị hư hỏng.
- Bảng điểm hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp (nếu có): Đây là giấy tờ giúp nhà trường xác minh quá trình học tập của bạn nhanh hơn. Nếu không còn, trường vẫn có thể tra cứu trong hệ thống.
- Giấy ủy quyền (nếu nộp hộ): Trường hợp nhờ người thân (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) hoặc người khác nộp hộ, cần có giấy ủy quyền hợp lệ và giấy tờ chứng minh mối quan hệ.
- Lệ phí: Mỗi trường sẽ có một mức lệ phí khác nhau cho việc cấp lại bản sao. Bạn nên hỏi rõ về khoản phí này khi liên hệ với trường.
Quy Trình và Thủ Tục Nộp Hồ Sơ
Sau khi đã chuẩn bị xong mẫu đơn xin cấp lại bằng đại học và các giấy tờ cần thiết, bạn cần thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình.
Nơi Nộp Hồ Sơ Ở Đâu?
Thông thường, bạn sẽ nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ sở giáo dục đã cấp bằng cho bạn. Địa điểm cụ thể thường là:
- Phòng Đào tạo hoặc Phòng Công tác sinh viên: Đây là nơi phổ biến nhất tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến văn bằng, chứng chỉ.
- Phòng Kế hoạch – Tài vụ: Một số trường có thể yêu cầu nộp tại đây.
Để chắc chắn, bạn nên gọi điện thoại đến đường dây nóng của trường hoặc truy cập website chính thức để tìm hiểu thông tin chính xác trước khi đến nộp. Một số trường cũng cho phép nộp hồ sơ qua đường bưu điện, bạn cần tìm hiểu kỹ về quy định này.
Thời Gian Xét Duyệt và Nhận Kết Quả
Thời gian xét duyệt hồ sơ thường khá nhanh. Theo quy định, nếu hồ sơ hợp lệ, nhà trường sẽ cấp bản sao cho bạn ngay trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp cần tra cứu thông tin phức tạp hoặc bạn yêu cầu cấp nhiều bản sao, thời gian có thể kéo dài thêm nhưng thường không quá 2 ngày làm việc.
Câu Hỏi Hay Gặp (FAQ)
1. Ai có quyền yêu cầu cấp lại bằng tốt nghiệp đại học?
Những người sau đây có quyền nộp đơn xin cấp lại bằng đại học: người được cấp bản chính văn bằng, người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền, và người thân (cha, mẹ, vợ, chồng, con…) trong trường hợp người được cấp bằng đã qua đời.
2. Bản sao bằng đại học từ sổ gốc có giá trị trong bao lâu?
Về mặt pháp lý, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng tương đương bản chính và không có thời hạn. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan, doanh nghiệp khi nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao được cấp trong vòng 3-6 tháng gần nhất để đảm bảo thông tin cập nhật.
3. Nếu tôi không nhớ số hiệu bằng hay mã sinh viên thì có làm đơn được không?
Vẫn được. Bạn chỉ cần cung cấp chính xác các thông tin cá nhân cốt lõi như họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh. Nhà trường sẽ dựa vào đó để tra cứu trong sổ gốc lưu trữ. Tuy nhiên, việc cung cấp càng nhiều thông tin chính xác sẽ giúp quá trình tra cứu nhanh hơn.
4. Tôi tốt nghiệp đã lâu và trường đã đổi tên/sáp nhập, tôi phải nộp đơn ở đâu?
Trong trường hợp này, bạn cần liên hệ với cơ sở giáo dục đang quản lý sổ gốc của trường cũ. Thường thì đó sẽ là trường đại học kế thừa sau khi sáp nhập hoặc đổi tên. Bạn nên truy cập website của trường mới để tìm thông tin liên hệ và được hướng dẫn cụ thể.
Lời kết
Việc mất bằng tốt nghiệp đại học có thể gây ra nhiều phiền toái, nhưng hoàn toàn có thể giải quyết được. Bằng cách chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ với mẫu đơn xin cấp lại bằng đại học chính xác, bạn có thể nhanh chóng nhận được bản sao có giá trị pháp lý tương đương để tiếp tục các dự định trong công việc và học tập. Hãy luôn giữ gìn cẩn thận các giấy tờ quan trọng và chủ động tìm hiểu thông tin để bảo vệ quyền lợi của bản thân. Chúc bạn hoàn thành thủ tục một cách suôn sẻ!