Trong xã hội hiện đại, công chứng bằng đại học là thủ tục bắt buộc khi xin việc, làm hồ sơ du học, bổ sung giấy tờ pháp lý hoặc thực hiện các giao dịch quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ công chứng bằng đại học ở đâu, cần chuẩn bị gì, chọn địa chỉ nào uy tín và nên lưu ý điều gì để tránh rắc rối pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp toàn diện mọi thắc mắc, cập nhật quy định mới nhất và hướng dẫn chi tiết từ A-Z.
Công Chứng Bằng Đại Học Ở Đâu? 4 Địa Chỉ Được Pháp Luật Công Nhận
Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn có thể công chứng bằng đại học tại các địa chỉ sau:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Đây là nơi chuyên về chứng thực bản sao các loại giấy tờ, trong đó có bằng đại học.
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn: Tiện lợi với người dân ở địa phương, đặc biệt vùng nông thôn, thị trấn.
- Phòng/Văn phòng công chứng: Có mặt ở hầu hết các quận/huyện, làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng. Lệ phí thường cao hơn một chút nhưng thủ tục tiện lợi, linh hoạt thời gian.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Dành cho người Việt đang học tập, làm việc ở nước ngoài, cần công chứng bằng đại học.
Bạn có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện nhất, không bắt buộc phải về nơi cấp bằng hay nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
Thủ Tục Công Chứng Bằng Đại Học: Hướng Dẫn Từ A-Z
Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Đầy Đủ
- Bản chính bằng đại học: Bắt buộc mang theo để đối chiếu.
- Bản sao bằng đại học: Có thể photo sẵn hoặc nhờ nơi công chứng photo giúp.
- Chứng minh nhân dân/CCCD/hộ chiếu: Để xác minh danh tính.
- Giấy tờ chứng minh lý do công chứng (nếu có): Ví dụ giấy xin việc, thư mời học bổng…
- Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác đi công chứng): Kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Bước 2: Nộp Hồ Sơ Và Thẩm Định
- Nộp hồ sơ tại nơi công chứng đã chọn.
- Cán bộ tiếp nhận kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, xác minh thông tin cá nhân.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ sẽ tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
- Nếu phát hiện nghi vấn, hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ được hướng dẫn bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận.
Bước 3: Ký Kết, Đóng Dấu Và Nhận Kết Quả
- Ký tên vào sổ chứng thực hoặc phiếu yêu cầu chứng thực.
- Cán bộ chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan/tổ chức thực hiện chứng thực.
- Nhận bản sao đã được chứng thực, kiểm tra kỹ thông tin trước khi rời khỏi cơ quan công chứng.
Bước 4: Thanh Toán Lệ Phí
- Lệ phí chứng thực bản sao bằng đại học tại UBND xã/phường, Phòng Tư pháp: 2.000 – 3.000đ/trang (theo Thông tư 226/2016/TT-BTC).
- Văn phòng công chứng: 10.000 – 40.000đ/trang (tùy từng nơi, có thể cao hơn nhưng thủ tục nhanh, dịch vụ tốt).
So Sánh Ưu Nhược Điểm Các Địa Chỉ Công Chứng Bằng Đại Học
| Địa chỉ | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Phòng Tư pháp | Chuyên nghiệp, lệ phí thấp, thủ tục chuẩn | Thời gian có thể lâu hơn, đông vào giờ cao điểm |
| UBND xã/phường | Tiện lợi, gần nhà, lệ phí rẻ | Chỉ làm giờ hành chính, có thể phải chờ lâu |
| Văn phòng công chứng | Nhanh, linh hoạt thời gian, dịch vụ tốt | Lệ phí cao hơn, có thể phát sinh phụ phí |
| Cơ quan đại diện VN ở nước ngoài | Tiện cho người xa quê, du học sinh | Thủ tục phức tạp hơn, phí cao hơn |
Lưu Ý Khi Công Chứng Bằng Đại Học
- Chỉ chứng thực bản sao từ bản chính, không chứng thực bản sao từ bản sao.
- Có thể chứng thực nhiều bản sao từ một bản chính trong cùng một lần.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên bằng đại học trước khi đi công chứng để tránh sai sót.
- Không sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ bị chỉnh sửa, tẩy xóa – đây là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị xử phạt hành chính hoặc hình sự.
- Nếu bằng đại học bị mất, cần làm thủ tục xin cấp lại bản sao từ sổ gốc tại trường hoặc Sở GD&ĐT.
- Bằng đại học có xen tiếng nước ngoài nhưng không song ngữ: nên chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc UBND xã/phường.
Câu Hỏi Hay Gặp
1. Công chứng bằng đại học có cần bản gốc không?
Bắt buộc phải xuất trình bản gốc để đối chiếu với bản sao. Không được công chứng từ bản sao hoặc giấy tờ không rõ nguồn gốc.
2. Công chứng bằng đại học ở đâu nhanh nhất?
Văn phòng công chứng thường nhanh nhất, có thể lấy trong ngày. Tuy nhiên, lệ phí cao hơn. Phòng Tư pháp, UBND xã/phường cũng rất uy tín, chi phí thấp, nhưng có thể phải chờ lâu hơn vào giờ cao điểm.
3. Công chứng bằng đại học có giá trị bao lâu?
Bản sao công chứng bằng đại học có giá trị sử dụng trong vòng 6 tháng kể từ ngày công chứng. Một số cơ quan tuyển dụng hoặc trường học có thể yêu cầu bản công chứng mới trong vòng 3-6 tháng.
4. Có thể nhờ người khác đi công chứng bằng đại học không?
Được, nhưng phải có giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Lời kết
Việc công chứng bằng đại học là thủ tục bắt buộc, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ xin việc, học tập, du học, công tác… Hãy lựa chọn địa chỉ công chứng phù hợp, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thực hiện đúng quy trình để tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi pháp lý. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin trên bản công chứng trước khi rời khỏi cơ quan công chứng. Chúc bạn thành công trên con đường học tập và sự nghiệp!