Trong thời đại hội nhập, công chứng bằng đại học là thủ tục không thể thiếu khi xin việc, du học, xuất khẩu lao động hoặc hoàn thiện hồ sơ pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình, giấy tờ cần thiết, địa chỉ uy tín và các lưu ý pháp lý quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu sâu về quy trình công chứng bằng đại học, từ chuẩn bị hồ sơ, các bước thực hiện đến địa chỉ công chứng uy tín và những lưu ý không thể bỏ qua.
Vì Sao Cần Công Chứng Bằng Đại Học?
Bản sao công chứng bằng đại học là yêu cầu bắt buộc trong nhiều thủ tục: xin việc, học tiếp, làm hồ sơ du học, xuất khẩu lao động, hoặc các giao dịch pháp lý. Công chứng giúp xác thực bản sao đúng với bản chính, đảm bảo giá trị pháp lý, phòng ngừa gian lận và bảo vệ quyền lợi của bạn.
Quy Trình Công Chứng Bằng Đại Học Chuẩn Nhất 2025
Bước 1: Xác Định Mục Đích Và Chuẩn Bị Hồ Sơ
Trước khi thực hiện công chứng bằng đại học, hãy xác định rõ mục đích sử dụng: xin việc, du học, tranh tụng pháp lý… Việc này giúp bạn chủ động chuẩn bị đúng loại giấy tờ cần thiết.
- Bản chính bằng đại học: Bắt buộc phải mang theo để đối chiếu.
- Bản sao bằng đại học: Có thể tự photo hoặc nhờ nơi công chứng hỗ trợ photo.
- Chứng minh nhân dân/CCCD/hộ chiếu: Để xác minh danh tính.
- Hộ khẩu: Một số nơi có thể yêu cầu để xác minh địa chỉ cư trú.
- Giấy tờ liên quan khác: Tùy mục đích, có thể cần phiếu khai sinh, giấy tờ bổ sung khác.
Bước 2: Chọn Địa Chỉ Công Chứng Bằng Đại Học Uy Tín
- Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố: Chuyên nghiệp, lệ phí thấp, thủ tục chuẩn.
- Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn: Tiện lợi, gần nhà, chi phí rẻ, phù hợp với hồ sơ hành chính trong nước.
- Văn phòng công chứng: Nhanh, linh hoạt thời gian, dịch vụ tốt, phí cao hơn một chút.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Dành cho người Việt ở nước ngoài có nhu cầu công chứng bằng đại học.
Bạn có thể lựa chọn bất kỳ địa chỉ nào thuận tiện, không bắt buộc phải về nơi cấp bằng hay nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
Bước 3: Nộp Hồ Sơ Và Kiểm Tra Tính Hợp Lệ
- Nộp hồ sơ đã chuẩn bị tại nơi công chứng đã chọn.
- Cán bộ tiếp nhận kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, xác minh thông tin cá nhân.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ sẽ tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
- Nếu phát hiện nghi vấn, hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ được hướng dẫn bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận.
Bước 4: Thực Hiện Công Chứng Và Ký Kết
- Cán bộ chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao.
- Nếu bản sao đúng với bản chính, ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu vào bản sao bằng đại học.
- Điền vào sổ chứng thực hoặc phiếu yêu cầu chứng thực, ký xác nhận.
- Nhận bản sao đã được công chứng, kiểm tra kỹ thông tin trước khi rời khỏi cơ quan công chứng.
Bước 5: Thanh Toán Lệ Phí Và Nhận Kết Quả
- Lệ phí chứng thực bản sao bằng đại học tại UBND xã/phường, Phòng Tư pháp: 2.000 – 3.000đ/trang (theo Thông tư 226/2016/TT-BTC).
- Văn phòng công chứng: 10.000 – 20.000đ/bản (tùy từng nơi, có thể cao hơn nhưng thủ tục nhanh, dịch vụ tốt).
So Sánh Công Chứng Và Chứng Thực Bằng Đại Học
| Tiêu chí | Công chứng | Chứng thực |
| Cơ quan thực hiện | Tổ chức hành nghề công chứng | UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện |
| Đối tượng | Hợp đồng, giao dịch, bản dịch | Bản sao, chữ ký |
| Mức độ kiểm tra | Toàn diện (nội dung và hình thức) | Chủ yếu về hình thức |
| Giá trị pháp lý | Cao | Trung bình |
| Chi phí | Cao hơn | Thấp hơn |
| Thời gian thực hiện | Có thể lâu hơn | Nhanh hơn |
Lưu Ý Khi Công Chứng Bằng Đại Học
- Chỉ chứng thực bản sao từ bản chính, không chứng thực bản sao từ bản sao.
- Có thể chứng thực nhiều bản sao từ một bản chính trong cùng một lần.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên bằng đại học trước khi đi công chứng để tránh sai sót.
- Không sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ bị chỉnh sửa, tẩy xóa – đây là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị xử phạt hành chính hoặc hình sự.
- Nếu bằng đại học bị mất, cần làm thủ tục xin cấp lại bản sao từ sổ gốc tại trường hoặc Sở GD&ĐT.
- Bằng đại học nước ngoài phải dịch thuật sang tiếng Việt trước khi công chứng.
Câu Hỏi Hay Gặp
1. Công chứng bằng đại học có cần bản gốc không?
Bắt buộc phải xuất trình bản gốc để đối chiếu với bản sao. Không được công chứng từ bản sao hoặc giấy tờ không rõ nguồn gốc.
2. Công chứng bằng đại học ở đâu nhanh nhất?
Văn phòng công chứng thường nhanh nhất, có thể lấy trong ngày. Tuy nhiên, lệ phí cao hơn. Phòng Tư pháp, UBND xã/phường cũng rất uy tín, chi phí thấp, nhưng có thể phải chờ lâu hơn vào giờ cao điểm.
3. Công chứng bằng đại học có giá trị bao lâu?
Thông thường bản sao công chứng có giá trị 6 tháng. Một số cơ quan tuyển dụng hoặc trường học có thể yêu cầu bản công chứng mới trong vòng 3-6 tháng.
4. Có thể nhờ người khác đi công chứng bằng đại học không?
Được, nhưng phải có giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Lời kết
Thực hiện đúng quy trình công chứng bằng đại học giúp bạn hợp pháp hóa hồ sơ, tiết kiệm thời gian, bảo vệ quyền lợi khi xin việc, học tập, du học, xuất khẩu lao động… Hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, lựa chọn địa chỉ uy tín, kiểm tra kỹ thông tin và tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo mọi giao dịch của bạn luôn an toàn, thuận lợi.