Trong xã hội hiện đại, bằng đại học là minh chứng cho năng lực và trình độ chuyên môn. Khi xin việc, đi học, làm hồ sơ du học hoặc bổ sung giấy tờ pháp lý, công chứng bằng đại học là bước không thể thiếu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn không biết công chứng bằng đại học ở đâu, thủ tục ra sao, cần chuẩn bị gì và nên chọn địa chỉ nào uy tín. Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp toàn diện mọi thắc mắc, cập nhật quy định pháp luật mới nhất và hướng dẫn chi tiết từ A-Z.
Công Chứng Bằng Đại Học Là Gì? Phân Biệt Công Chứng Và Chứng Thực
Trước khi tìm địa chỉ công chứng bằng đại học, cần hiểu đúng bản chất pháp lý. Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, về bản chất, việc công chứng bằng đại học thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính. Công chứng viên hoặc cán bộ có thẩm quyền sẽ đối chiếu bản sao với bản gốc, xác nhận bản sao đúng với bản chính, ký tên và đóng dấu chứng thực.
- Công chứng: Áp dụng cho hợp đồng, giao dịch dân sự hoặc bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: Áp dụng với giấy tờ như bằng đại học, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, CMND/CCCD…
Vì vậy, khi bạn hỏi “công chứng bằng đại học ở đâu”, thực chất là hỏi về nơi chứng thực bản sao bằng đại học từ bản chính.
Công Chứng Bằng Đại Học Ở Đâu? 4 Địa Chỉ Được Pháp Luật Công Nhận
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn có thể công chứng bằng đại học tại những địa chỉ sau:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Đây là nơi chuyên về chứng thực bản sao các loại giấy tờ, trong đó có bằng đại học.
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn: Thường thuận tiện với người dân ở địa phương, đặc biệt tại vùng nông thôn, thị trấn.
- Phòng/Văn phòng công chứng: Có mặt ở hầu hết các quận/huyện, làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng. Lệ phí thường cao hơn một chút nhưng thủ tục tiện lợi, linh hoạt thời gian.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Dành cho người Việt đang học tập, làm việc, sinh sống ở nước ngoài có nhu cầu công chứng bằng đại học.
Bạn có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện nhất. Không bắt buộc phải về nơi cấp bằng hay nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
Thủ Tục Công Chứng Bằng Đại Học: Hướng Dẫn Từ A-Z
Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Đầy Đủ
- Bản gốc bằng đại học: Yêu cầu bắt buộc. Nếu bằng bị rách, mờ, nhàu nát cần xác nhận lại từ trường cấp bằng.
- Bản sao bằng đại học: Có thể photo sẵn hoặc nhờ nơi công chứng photo giúp.
- Chứng minh nhân dân/CCCD/hộ chiếu: Bản gốc để đối chiếu, bản photo để lưu hồ sơ.
- Phiếu yêu cầu công chứng: Có thể điền tại nơi công chứng hoặc tải mẫu trước từ website của các văn phòng công chứng.
- Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác đi công chứng): Kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Lưu ý: Nếu bằng đại học có xen tiếng nước ngoài nhưng không phải song ngữ, bạn nên chọn Phòng Tư pháp hoặc UBND xã/phường để chứng thực.
Bước 2: Nộp Hồ Sơ Và Thẩm Định
- Nộp hồ sơ tại nơi công chứng đã chọn.
- Cán bộ tiếp nhận kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, xác minh thông tin cá nhân.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ sẽ tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
- Nếu phát hiện nghi vấn, hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ được hướng dẫn bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận.
Bước 3: Ký Kết, Đóng Dấu Và Nhận Kết Quả
- Ký tên vào sổ chứng thực hoặc phiếu yêu cầu chứng thực.
- Cán bộ chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan/tổ chức thực hiện chứng thực.
- Nhận bản sao đã được chứng thực, kiểm tra kỹ thông tin trước khi rời khỏi cơ quan công chứng.
Bước 4: Thanh Toán Lệ Phí
- Lệ phí chứng thực bản sao bằng đại học tại UBND xã/phường, Phòng Tư pháp: 2.000 – 3.000đ/trang (theo Thông tư 226/2016/TT-BTC).
- Văn phòng công chứng: 10.000 – 20.000đ/bản (tùy từng nơi, có thể cao hơn một chút nhưng đổi lại thủ tục nhanh, dịch vụ tốt).
Giá Trị Pháp Lý Và Thời Hạn Sử Dụng Bản Công Chứng Bằng Đại Học
Bản sao công chứng bằng đại học có giá trị pháp lý tương đương bản chính để sử dụng trong các giao dịch, thủ tục hành chính, xin việc, học tập, du học… Thời hạn sử dụng bản sao công chứng thường là 6 tháng kể từ ngày chứng thực, tùy theo yêu cầu của từng cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Những Lưu Ý Khi Công Chứng Bằng Đại Học
- Chỉ chứng thực bản sao từ bản chính, không chứng thực bản sao từ bản sao.
- Có thể chứng thực nhiều bản sao từ một bản chính trong cùng một lần.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên bằng đại học trước khi đi công chứng để tránh sai sót.
- Không sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ bị chỉnh sửa, tẩy xóa – đây là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị xử phạt hành chính hoặc hình sự.
- Nếu bằng đại học bị mất, cần làm thủ tục xin cấp lại bản sao từ sổ gốc tại trường hoặc Sở GD&ĐT.
So Sánh Ưu Nhược Điểm Các Địa Chỉ Công Chứng Bằng Đại Học
| Địa chỉ | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Phòng Tư pháp | Chuyên nghiệp, lệ phí thấp, thủ tục chuẩn | Thời gian có thể lâu hơn, đông vào giờ cao điểm |
| UBND xã/phường | Tiện lợi, gần nhà, lệ phí rẻ | Chỉ làm giờ hành chính, có thể phải chờ lâu |
| Văn phòng công chứng | Nhanh, linh hoạt thời gian, dịch vụ tốt | Lệ phí cao hơn, có thể phát sinh phụ phí |
| Cơ quan đại diện VN ở nước ngoài | Tiện cho người xa quê, du học sinh | Thủ tục phức tạp hơn, phí cao hơn |
Câu Hỏi Hay Gặp Về Công Chứng Bằng Đại Học
1. Công chứng bằng đại học có cần bản gốc không?
Bắt buộc phải xuất trình bản gốc để đối chiếu với bản sao. Không được công chứng từ bản sao hoặc giấy tờ không rõ nguồn gốc.
2. Công chứng bằng đại học ở đâu nhanh nhất?
Văn phòng công chứng thường nhanh nhất, có thể lấy trong ngày. Tuy nhiên, lệ phí cao hơn. Phòng Tư pháp, UBND xã/phường cũng rất uy tín, chi phí thấp, nhưng có thể phải chờ lâu hơn vào giờ cao điểm.
3. Công chứng bằng đại học có giá trị bao lâu?
Thông thường bản sao công chứng có giá trị 6 tháng. Một số cơ quan tuyển dụng hoặc trường học có thể yêu cầu bản công chứng mới trong vòng 3-6 tháng.
4. Có thể nhờ người khác đi công chứng bằng đại học không?
Được, nhưng phải có giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Lời kết
Việc công chứng bằng đại học là thủ tục bắt buộc, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ xin việc, học tập, du học, công tác… Hãy lựa chọn địa chỉ công chứng phù hợp, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thực hiện đúng quy trình để tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi pháp lý. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin trên bản công chứng trước khi rời khỏi cơ quan công chứng. Chúc bạn thành công trên con đường học tập và sự nghiệp!